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【陳銳】組織、崗位設置的三類突出問題

發表時間:2022-08-25 16:35
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組織、崗位設置

的三類突出問題
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陳銳


本月到現在,我們已經給4家客戶提供了多個管理咨詢提案。說來也怪,數份提案中都涉及組織結構的優化和調整問題。

企業組織架構的設置,重點在于管理職能的有效行使和管理流程的順暢高效。在過往服務過的眾多企業中,我們總結出,企業組織、崗位設置存在的突出問題,主要集中在以下三個方面:

1、重要功能分散設置在不同的組織中;

2、無關聯的重要工作與輔助工作混雜在一個組織中;

3、組織崗位設置與業務流、業務職能劃分脫節。

01
重要功能分散設置在不同的組織中

一個功能分散在好幾個模塊進行運作,如此難以形成信息集成進而進行有效的分析和決策。每個模塊負責一點,沒有人對整體情況很清楚。服務客戶的時候,每個模塊都要派人參與,但實際上溝通起來都很費勁。由于各自負責一部分,對該項功能的整體改進變得零散而且有限。

可見,企業在組織劃分和崗位設置時,分析與思考不足,特別是當有了新的功能之后,只是按“已自然形成的模塊逐一安排工作,而沒有主動調整組織”。

舉例:技術工藝部門負責生產工時標準的確定,集團人力行政中心負責制定工時工資這政策并主導落地執行,生產部門設置了綜合管理組和工時組,分別負責工時工資核算和員工個人、組織的工時數據統計,生產調度負責工時優化和工時利用率的提升、跨工序派活的工時拆分等……某一天,生產總監組織召開工時效率提升會議,結果會議室擠滿了人。

不難看出,工時管理的職責分散,各管一段,即使是在一個部門內部,也分屬不同模塊,缺少整體的管理部門。



02
無關聯的重要工作與輔助工作混雜在一個組織中

問題二所指的情況,一般是“捎帶著就做了”的情形,無關聯的重要職能和輔助職能相互混雜,實質上是對重點工作的保證不足。

因為,不重要的輔助職能如日常雜務,占用了組織成員大量的時間、精力,分散了組織成員對核心重要職能的投入,使得重要職能的工作得不到聚焦,工作深度、專業化、質量效率都難以提高。

舉例:企業設置了內部審計崗,主要職責是督查經營會議下達任務的執行結果、流程制度落地執行的效果及內部合規性審計,這類工作需要靜下心來認真檢查工作是否形成閉環、工作開展是否有制度流程支撐等,結果該員工每天大量時間用在行政接待、參觀講解、文明衛生檢查、著裝檢查、活動組織、物業對接等雜務上,每天都處于“忙盲?!钡臓顟B。



03
組織崗位設置與業務流、業務職能劃分脫節

業務流程的實質是公司業務運營的過程,業務流的節點承擔著某項業務的運營目標。組織與崗位的設置就是實現這些業務目標的組織保障。所以要分析組織的業務流程。并把組織結構圖放在流程圖中進行分析,確保組織、崗位的設置與流程合理匹配,能起到支持業務流過程目標、結果目標實現的作用。

公司運營中還有一類業務是流程特征不明顯的,即,不是涉及多組織多職能的長業務流工作,這些工作以相對獨立的職能為特征。對于這類業務,組織與崗位的設置也應與之相配,即每項重要的業務職能,要檢查是否有相應的組織或崗位承擔,目標、職責、授權等是否在發揮真實的作用,避免形似而神離。



總結

組織與崗位設置合理與否,以及如何設置是看業務有無需求,目標、價值是否實現得好。設置、運行各組織、崗位就是為了實現業務目標,證明組織崗位存在的價值。把組織、崗位與“事”、“工作”及目標效果對應起來進行檢查、分析,就可以發現問題,及時優化到更合理,這是管理者應定期做的一件重要工作,實質上,也是在組織管理層面落實“責任化”的表現。



作者簡介                                                   

陳銳

西安市創新人才研究院管理咨詢師                                       

吉林大學管理學學士     

西安交通大學工商管理碩士

員工職業化素養企業認證高級講師

沙盤模擬引導師

體驗式培訓師

國家二級人力資源管理師                       

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陳銳老師從事企業人力資源管理工作13年,多年企業內訓和實操培訓、企業運營管理經驗,歷任國內最大客車生產廠人力資源業務合作伙伴和人力資源經理、創業公司人力行政總監,同時在西安交通大學人力資源協會、講師訓練營等協會和線上平臺擔任理事、導師等職務。                                       






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